Problemen oplossen is een dagelijkse taak voor professionals in elke organisatie. Dat gaat vaak goed, maar soms gebeurt het ook dat we blijven hangen in het bestrijden van symptomen in plaats van onderliggende oorzaken aan te pakken. Hier komt Root Cause Analysis (RCA) in beeld, een methode die de oorzaken van problemen blootlegt, zodat je structurele oplossingen kunt implementeren in plaats van te blijven hangen in tijdelijke fixes. De 5-Why Methode is een van de krachtigste tools binnen RCA. Maar hoe werkt deze methode precies, en hoe wordt deze effectief toegepast?
De basis van de 5-Why methode
De 5-Why techniek werd ontwikkeld als onderdeel van het Toyota Production System, gebruikt om onderliggende oorzaken van problemen in productieprocessen te identificeren en verspillingen te elimineren.
Inmiddels is het een kernonderdeel van Lean Six Sigma vanwege een eenvoudig maar krachtig principe: bij een probleem vraag je vijf keer (of zo vaak als nodig) “waarom?” om steeds dieper te graven naar de fundamentele oorzaak.
De methode werkt omdat veel ogenschijnlijk technische of procesmatige problemen vaak terug te voeren zijn op onderliggende systeemoorzaken die niet direct zichtbaar zijn. Door systematisch dieper te graven, vermijd je de valkuil van symptoombestrijding.
Een praktisch stappenplan
Voor een effectieve 5-Why analyse adviseren Lean experts de volgende gestructureerde aanpak:
- Definieer het probleem specifiek en meetbaar: Bijvoorbeeld niet “klachten over kwaliteit” maar “30% van de retouren in maart betrof defecte naden in product X.”
- Vorm een klein multidisciplinair team: Betrek mensen die direct met het proces werken en iemand die wat verder van het probleem staat voor een frisse blik.
- Begin met de eerste waarom-vraag: “Waarom zijn er defecte naden in product X?” Antwoord: “Omdat de naaimachines niet consistent zijn afgesteld.”
- Vervolg met verdiepende waarom-vragen: “Waarom zijn de naaimachines niet consistent afgesteld?” Antwoord: “Omdat er geen standaardprocedure is voor het afstellen.” “Waarom is er geen standaardprocedure?” Antwoord: “Omdat elke operator zijn eigen methode heeft ontwikkeld.” “Waarom heeft elke operator zijn eigen methode?” Antwoord: “Omdat er geen formele training is voor nieuwe operators.” “Waarom is er geen formele training?” Antwoord: “Omdat we nooit een trainingsprotocol hebben opgesteld na de introductie van het nieuwe machinemodel.”
- Verificatie van de root cause: Test of de gevonden oorzaak inderdaad het probleem verklaart door te vragen: “Als we dit oplossen, verdwijnt dan het probleem?” Zo niet, dan is verder graven noodzakelijk.
Meer te weten komen over Lean-succes in je organisatie? The Lean Six Sigma Company is al sinds 2002 actief op het gebied van Lean Six Sigma en heeft diepgaande expertise in het trainen van professionals in effectieve probleemoplossingstechnieken.